KQM YOUTH E - OFFICE

TIÊU ĐỀ: Công trình thanh niên khoa Kinh doanh quốc tế - Marketing: Hệ thống quản lý KQM Youth E-Office

SAPO: Trong bối cảnh chuyển đổi số mạnh mẽ, Hệ thống quản lý “KQM Youth E-Office” chính là một giải pháp quản trị đột phá trên nền tảng Microsoft Teams, xóa bỏ mọi rào cản về khoảng cách thông tin giữa Đoàn - Hội khoa và Ban Chấp hành cơ sở. Công trình không chỉ đơn thuần là một hệ thống quản lý đơn thuần mà còn là “trục xương sống” giúp chuẩn hóa quy trình, tối ưu hóa nguồn lực và khơi dậy tư duy chuyên nghiệp cho đội ngũ cán bộ cơ sở trong kỷ nguyên công nghệ 4.0.

- Thời gian thực hiện: Từ tháng 09/2024 đến nay.

- Địa điểm: Hệ thống Microsoft Teams.

- Chi phí thực hiện: Không.

1. Giới thiệu chung về công trình

Công trình ra đời từ thực trạng các Chi đoàn - Chi hội gặp khó khăn trong việc nắm bắt thông tin, quy trình làm việc còn rời rạc và thiếu sự giám sát tập trung. Được khởi xướng bởi Ban Chấp hành Đoàn - Hội khoa Kinh doanh quốc tế - Marketing, “KQM Youth E-Office” đặt mục tiêu xây dựng một “văn phòng số” minh bạch, nơi mọi công tác Đoàn - Hội được vận hành khoa học. Đây là cầu nối chiến lược giữa Khoa và cơ sở, giúp cơ sở dữ liệu hóa toàn bộ báo cáo và thúc đẩy tinh thần chủ động cập nhật và thi đua năng nổ trong cán bộ trẻ.

2. Nội dung thực hiện

Hệ thống được thiết kế tinh gọn với các kênh chuyên biệt, bao quát toàn bộ hoạt động của tổ chức:

• Số hóa quy trình làm việc: Triển khai các mục Công tác Đoàn, Công tác Hội và Đăng ký chương trình trực tuyến, giúp BCH cơ sở nộp kế hoạch và nhận phản hồi (feedback) ngay trên hệ thống một cách nhanh chóng.

• Tối ưu hóa nguồn lực: Tích hợp tính năng đăng ký mượn phòng học, danh bạ khoa và lịch tuần tập trung, trực tuyến, giúp tiết kiệm thời gian và công sức tối đa.

Giao diện Hệ thống quản lý KQM Youth E-Office hiện tại

Qua quá trình hoạt động vừa qua, Hệ thống “KQM Youth E-Office” đã trở thành một hệ sinh thái quản lý chuyên nghiệp, tạo nên môi trường làm việc không giấy tờ (paperless) đầy hiện đại.

3. Kết quả đạt được

Công trình đã mang lại những tác động tích cực và toàn diện trên 3 khía cạnh cốt lõi:

• Được việc: Giải quyết triệt để tình trạng rối loạn, nhầm lẫn thông tin khi triển khai nhiều thông báo, công tác trong một thời điểm, nâng cao năng suất xử lý văn bản và kế hoạch cấp cơ sở, giúp Đoàn - Hội khoa Kinh doanh quốc tế - Marketing giám sát sát sao và định hướng kịp thời các hoạt động thực tế.

• Được người: Tạo môi trường cho gần 500 cán bộ Đoàn - Hội (đặc biệt là K50, K51) rèn luyện kỹ năng quản trị công việc và tư duy công nghệ. Hệ thống đồng thời cũng khơi dậy tinh thần trách nhiệm, sự sáng tạo và phong cách làm việc chuyên nghiệp.

• Được tổ chức: Thu hút sự tham gia đồng bộ của 100% các Chi đoàn - Chi hội trực thuộc, tăng cường sự liên kết chặt chẽ giữa các cấp. Qua hệ thống quản lý số, tổ chức đã phát hiện nhiều nhân tố mới xuất sắc để bồi dưỡng.

4. Hình ảnh nổi bật

Ban Chấp hành được Đoàn - Hội khoa Kinh doanh quốc tế - Marketing tập huấn về Hệ thống quản lý KQM Youth E-office

Tin và Ảnh: Đoàn - Hội khoa Kinh doanh quốc tế - Marketing